Technologia stała się nieodłącznym elementem prowadzenia współczesnego biznesu. Dzięki temu udaje się wyeliminować ręczną, żmudną pracę, podnieść wydajność procesów, a także ograniczyć liczbę błędów w wyliczeniach i raportach. Digitalizacja dokumentów jest doskonałym przykładem technologii usprawniającej wiele procesów w firmach. W artykule wyjaśnimy, na czym polega digitalizacja dokumentacji oraz przedstawimy jej najważniejsze zalety.
Czym jest digitalizacja dokumentów i jakie są jej zalety?
Konwersja tradycyjnych dokumentów papierowych do formatu cyfrowego nazywana jest digitalizacją dokumentacji. Proces ten pozwala firmom na zarządzanie danymi w wersji elektronicznej. Korzystanie z dokumentów w formie cyfrowej jest wygodne, bezpieczne i efektywniejsze. Odchodzi również problem przechowywania ciężkich segregatorów na regałach w biurach lub w magazynach.
Digitalizacja dokumentów przyspiesza obieg informacji w przedsiębiorstwie, a dostęp do danych zyskują jedynie upoważnieni przez firmę pracownicy. To nie tylko zwiększa produktywność, ale też poprawia bezpieczeństwo informacji, zmniejszając ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych. Cyfryzacja chroni również dokumentację przed zniszczeniem, zalaniem i zabrudzeniem.
Automatyzacja procesów a digitalizacja dokumentacji w firmie
Automatyzacja procesów biznesowych jest celem każdego współczesnego przedsiębiorstwa – pozwala lepiej zarządzać zasobami ludzkimi, a także przyczynia się do uzyskania precyzyjnych i bezbłędnych danych. Informatyzacja niektórych czynności nie byłaby możliwa bez cyfryzacji danych.
Profesjonalna digitalizacja dokumentów daje możliwość wygenerowania plików cyfrowych, które można importować do programów księgowych. Dzięki temu firma może zautomatyzować niektóre czynności oraz zminimalizować ryzyko występowania błędów w rozliczeniach. Konwersja dokumentów z wersji papierowej do cyfrowej pozwala na uporządkowanie wszystkich danych biznesowych przedsiębiorstwa – od spraw kadrowych, poprzez faktury, aż po procedury i kontrakty.
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentacji w firmie?
Do digitalizacji wykorzystuje się zwykle skanery z technologią optycznego rozpoznawania znaków, czyli OCR. Technologia OCR jest niezbędna, jeśli firma chce wdrożyć u siebie elektroniczny obieg dokumentów. Przed przystąpieniem do skanowania dokumentów należy je odpowiednio przygotować – posortować, rozszyć, oznaczyć kodami kreskowymi. Po zeskanowaniu dokumenty należy zindeksować, czyli przypisać im metadane ułatwiające ich wyszukiwanie. Następnie optymalizuje się uzyskane pliki cyfrowe poprzez ich sformatowanie. Na końcu trzeba zadbać o backup i zabezpieczenie danych.
Cyfryzacja dokumentacji tylko z pozoru jest procesem prostym. Do uzyskania wysokiej jakości plików wymagane jest odpowiednie zaplecze w postaci sprzętu i technologii, a także wiedza i doświadczenie. Firmę posiadającą niezbędne kompetencje do przeprowadzenia digitalizacji dokumentów, znaleźć można na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/digitalizacja-dokumentow/. Warto im zaufać, ponieważ to jedna z pierwszych firm posiadających 100% dokumentów kadrowych w formie cyfrowej.
